2018. gada aprīlī–jūnijā norisinājās Latvijas Universitātes Sociālo zinātņu fakultātes bakalaura studiju programmas “Informācijas pārvaldība” 2. kursa studentes Aigas Pīķes dokumentu un arhīvu pārvaldības prakses darbs ar Latvijas Bibliotekāru biedrības (LBB) arhīva dokumentiem.
LBB dokumentu arhīva līdzšinējo stāvokli ietekmējuši dažādi faktori – gan sākotnējās darbības pārrāvums, gan atrašanās vietas maiņa no Tērbatas ielas (kādreizējā Latvijas Nacionālās bibliotēkas (LNB) atrašanās vieta) un Stabu ielas (Kultūras informācijas sistēmu centra atrašanās vieta) uz tagadējo LNB ēku Mūkusalas ielā, gan vispārējas arhīva kārtošanas sistēmas trūkums.
Daļa no LBB nesakārtotajiem dokumentiem.
Foto: Aiga Pīķe
Dokumentu pārvaldības prakses darbs ar LBB arhīvu sākās ar to, ka tika izveidota organizatoriska sistēma atbilstoši arhīvu nozares normatīvo aktu prasībām un prakses paraugiem. Gan dokumentu mapes, gan atsevišķi dokumenti, kuri atradās kastēs, tika sakārtoti pēc tematiska grupējuma.
Dokumentu pārvaldības prakses rezultāti:
- izstrādāta lietu nomenklatūra atbilstoši LBB darbības specifikai, pēc kuras turpmāk tiks klasificēti izstrādātie un saņemtie dokumenti un to lietas;
- arhīva dokumenti atrodas vienkopus – vienā kabinetā LNB (iepriekš dokumenti atradās dažādās darbinieku telpās);
- no arhīva kopējā sastāva izšķirotas grāmatas, bukleti, periodika, tīmekļvietņu izdrukas, likumi un citi materiāli, kuri nav jāuzglabā arhīvā kopā ar dokumentiem;
- dokumentu kopumā ieviests tematisks grupējums, lai atvieglotu tālāk veicamo arhivēšanas darbu.
Arhīvu pārvaldības prakses ietvaros norisinājās darbs ar LBB ikgadējo konferenču un reģionālo nodaļu konferenču dokumentiem laika posmā no 1989. līdz 2009. gadam. Darbs sākās ar dokumentu kārtošanu, grupējot tos pa konferencēm, tad tie tika sagatavoti arhivēšanai – atbrīvoti no plastmasas (kabatiņas, mapes) un metāla elementiem (skavas, saspraudes). Konferenču dokumentiem izveidotas lietas un to uzskaites saraksts.
Veicot darbu ar dokumentiem, tika konstatēts, ka tiem ir dažādu veidu bojājumi – putekļi, salipšana, izbalēšana, rūsa un deformācija. Darba gaitā tika atrasti arī faksa dokumenti, kodoskopa plēves un disketes. Faksa dokumenti jau daļēji bija izdzisuši, tas radīja problēmas izveidot kopijas – dokumentā kopijā informācija nebija salasāma vispār.
LBB valdes un pilnsapulču sēžu protokoli (1923–1925). Foto: Aiga Pīķe
Ar LBB valdes akceptu studentes Aigas Pīķes darbs pie LBB arhīva kārtošanas turpināsies vēl līdz šī gada augustam. Ir patiess prieks, ka nozares studentiem ir interese par LBB darbību. Vēl jo lielāks prieks, ka šai interesei ir arī praktisks rezultāts – gadiem ilgi nesakārtotais LBB arhīvs beidzot sāk iegūt arhīvu prasībām atbilstoši sakārtota dokumentu kopuma veidolu.
LBB arhīva pagaidu mājvietā – LNB 8. – Bibliotekāru – stāvā 2018. gada jūlijā. LBB sekretāre Kristīne Deksne (no kreisās), valdes priekšsēdētāja Māra Jēkabsone un Aiga Pīķe. Foto: Kristīne Robežniece
Kā atzīst studente, LBB arhīvs satur daudz vērtīgas informācijas pētniecības iespējām – tajā ir gan fotogrāfijas, gan agrāko valdes priekšsēdētāju pieraksti un personīgās lietas, gan dokumenti, kas liecina par LBB darbību no tās pirmsākumiem. LBB arhīva materiāli paver patiešām plašas pētniecības iespējas. Tādēļ LBB valdes vārdā aicinu – ja vien bibliotēku nozares speciālistu un studentu vidū ir kāds, kuram interesē nozīmīgākās Latvijas bibliotēku nozares nevalstiskās organizācijas vēsture, esiet laipni gaidīti veikt pētniecisko darbu dažādos LBB darbības aspektos! No šiem pētījumiem iegūs gan biedrība, gan visa nozare kopumā!
Pēc Aigas Pīķes prakses dokumentācijas
informāciju sagatavoja
LBB valdes priekšsēdētāja Māra Jēkabsone
