Dokumentārais mantojums bibliotēkās

/ Ziņas / By

Bibliotēka ir vieta, kurā mājvietu radis kultūras mantojums, daļa no tā – nacionālais dokumentārais mantojums. Dokumentu pārvaldība bibliotēkā tāpat kā ikvienā citā institūcijā nav tikai formalitāte, tā nodrošina liecību saglabāšanu par iestādes darbību faktu apliecināšanai un vēsturei.

Zināmākais bibliotēku darba virziens, kā ietvaros tiek apkopoti dažādi informācijas materiāli par bibliotēkas darbību, ir novadpētniecība. Bibliotēkas novadpētniecības krājumā ietverami resursi arī par bibliotēkas darbības vēstures liecībām, lai tie būtu pieejami ikdienas darba vajadzībām, piemēram, plānojot un izstrādājot projektus, rīkojot kultūras pasākumus, kā arī personāla izglītības vajadzībām. Novadpētniecības krājuma resursi par bibliotēkas darbības vēsturi var ietvert dažādu formu materiālus no dažādiem avotiem – darbības pārskatu kopijas, albumus, bibliotēkas hronikas, periodikas izgriezumus, afišas, publikācijas par bibliotēkas pasākumiem, darbiniekiem, interviju ierakstus u. c.

Savukārt šī raksta fokusā ir arhīvu joma un ieskats tās pamatprincipos. Šis, īpaši bibliotēku speciālistiem, sagatavotais apkopojums būs noderīgs gan tad, ja bibliotēkā nepieciešams veikt dokumentu saglabāšanai nepieciešamos darbus, gan, lai orientētos arhīvu pasaulē, meklējot un izmantojot dokumentus, ja iecerēta pētniecība.

img 20240917 135610+

Arhīvu jomā par institūcijām dēvē valsts un pašvaldības iestādes, kā arī citas organizācijas, kuras par tādām noteiktas Arhīvu likuma 1. panta definīcijā. Dokuments ir informācija, kas institūcijā radusies vai saņemta un apliecina kādu darbību, tā var būt uz jebkura informācijas nesēja, kā arī pārvērsta citā formā, nekā tā bija sākotnēji. Tātad institūcijas dokumenti ietver gan nosūtītos, gan saņemtos dokumentus, kā papīra, tā elektroniskos, kā arī foto, video un audio.

Orientēties dokumentu un arhīva pārvaldībā palīdz izpratne par dokumentu dzīves cikla posmiem:

  1. aktīvais posms – tajā notiek dokumentu radīšana, nosūtīšana, saņemšana, reģistrēšana;
  2. daļēji aktīvais posms – dokumentu izmantošana ikdienas darbā;
  3. neaktīvais posms – pienācis laiks dokumentu izvērtēšanai, pieņemot lēmumu par to saglabāšanu (arhivēšanu) vai iznīcināšanu.

Dokumentu izvērtēšanas gaitā, nosakot tiem piemēroto glabāšanas ilgumu, ņemams vērā šāds dokumentu glabāšanas termiņu sadalījums:

  • īslaicīgi glabājami dokumenti – glabājami uz laiku līdz 10 gadiem;
  • ilgstoši glabājami dokumenti – uz laiku, kas ir vairāk par 10 gadiem, bet ne mūžīgi;
  • pastāvīgi (mūžīgi) glabājami dokumenti.

Dokumentiem piemērotā glabāšanas termiņa noteikšanai ir dažādas pieejas. Pamatā to nosaka, ņemot vērā normatīvajos aktos noteiktos glabāšanas termiņus (piemēram, Grāmatvedības likuma 28. pants, Civillikuma 1895. pantā noteiktais vispārējais saistību noilguma termiņš, Ministru kabineta 13.11.2018. noteikumi Nr. 690 personas darba gaitas dokumentiem), institūcijas darbības jomu un funkcijas, kā arī dokumentu faktisko saturu. Pēc nepieciešamības tiek pielietotas arī citas metodes, piemēram, ekspertīzes metode, kurai ir liela nozīme bibliotēku kā institūciju, kur ne tikai mīt, bet arī rodas kultūra, dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanā.

Pielietojot ekspertīzes metodi, tiek noskaidroti attiecīgajā jomā pieredzējušu personu viedokļi, lai noteiktu dokumentu nepieciešamību ilgtermiņā, piemēram, pētniecības vajadzībām – tiek noskaidrots pieredzējušu pētnieku viedoklis. Dokumentu arhīviskā vērtība skatāma dažādos aspektos – no dokumentu vēsturiskās, sabiedriskās, kultūras un zinātniskās nozīmes perspektīvas, kā arī no to nepieciešamības juridiskiem apsvērumiem, lai apliecinātu faktus institūciju vai personu pienākumu un tiesību aizsardzībā. Ņemot vērā, ka dokumenta galvenā funkcija ir kalpot par pierādījumu, atšķiras piemērojamais glabāšanas ilgums, ja dokuments pamatā izmantojams administratīvam vai juridiskam pierādījumam vai arī ataino, piemēram, nozīmīgas kultūras un vēstures norises.

Tā kā bibliotēku dokumenti var saturēt fizisku personu datus, būtiski ir izprast, ka personas datu glabāšana arhivēšanas nolūkos ir pieļaujama. Lai gan Vispārīgā datu aizsardzības regula noteic, ka personas dati glabājami ne ilgāk kā nepieciešams tādam nolūkam, ar kādu šie dati ievākti un apstrādāti, regula vienlaikus paredz, ka personas datus var glabāt ilgāk, ja to apstrāde tiek veikta arhivēšanas nolūkos, ja šāda informācija ir saistoša sabiedrības interesēm, zinātniskai vai vēstures pētniecībai vai statistikai.

Kad dokumenti izvērtēti un noteikts glabāšanas ilgums un turpmākai saglabāšanai atlasīto dokumentu sastāvs, ilgstoši un pastāvīgi glabājamiem dokumentiem veicama aprakstīšana – noteiktā kārtībā tiek fiksēta informācija par dokumentiem to identificēšanai. Tas nepieciešams, lai dokumentus būtu iespējams atrast, izprast to kontekstu un tādējādi nodrošināt, ne tikai to glabāšanu sistematizētā veidā, bet arī turpmāko izmantošanu. Šis aprakstīto dokumentu kopums veido institūcijas arhīvu, kas uzskaites vajadzībām tiek klasificēts kā arhīva fonds, piešķirot identifikatoru un atbilstošu nosaukumu. Katrai bibliotēkai ir atsevišķs arhīva fonds, kura veidošanas princips var atšķirties, piemēram, atkarībā no bibliotēkas juridiskā statusa – vai bibliotēka ir atsevišķa patstāvīga juridiska persona, vai kādas iestādes struktūrvienība, vai, piemēram, darbojas kā neformāla organizācija/iniciatīva. Izņēmumi, protams, nereti ir 20. gadsimta vai senākiem dokumentiem – arhīvu uzskaites līdzekļos var būt atrodami arhīvu fondi, kuros vienkopus apvienoti vairāki bibliotēku arhīvi, jo dokumenti tika sagatavoti glabāšanai laikā, kad arhivēšanas principi atšķīrās, vai dokumentu apjoms ir bijis ļoti mazs.

Bibliotēkas arhīva fondā uzkrājami un aprakstāmi ne tikai pamata lietvedības dokumenti (piemēram, rīkojumi, oficiālā sarakste, līgumi u. tml.), bet arī dokumenti par nozīmīgiem projektiem, pasākumiem un iestādes vēsturi (foto un video dokumenti). Vērā ņemams vēl kāds nozīmīgs apsvērums – dokumentu lietām var veikt aprakstīšanu tikai tad, kad tās ir pabeigtas. Ja lietas tiek turpinātas (tiek papildinātas ar jauniem dokumentiem, jo, piemēram, projekts turpinās, vai arī papīra formas reģistrācijas žurnāls tiek papildināts ar jauniem ierakstiem), tad dokumenti vēl ir aktīvajā dzīves cikla posmā un attiecīgi to arhivēšana atliekama uz vēlāku laiku. Šis apstāklis var būt par iemeslu, kādēļ arhīva fonda aprakstīto dokumentu kopā vēl nav atrodami kādi interesējošie dokumenti.

Pēdējo gadu laikā arvien lielāku lomu iegūst elektroniskie dokumenti. Tie būtiski atvieglo darbu, tos ir vieglāk meklēt, apstrādāt, uzglabāt un izmantot. Nozīmīga ir elektronisko dokumentu droša uzglabāšana – primāri to reģistrēšanai un glabāšanai izmantojama informācijas sistēma, ja institūcijai tāda ir. Ja tiek izmantoti serveri vai ārējie datu nesēji, svarīgi parūpēties par datu dublēšanu, lai samazinātu informācijas zudumu riskus. Savukārt mākoņglabātuves nav drošs risinājums pat īstermiņa dokumentu glabāšanai, to izmantošana ir piemērota, lai nodrošinātu ērtāku pieejamību dokumentu kopijām vai lai glabātu un apmainītos ar tādu informāciju, kas nav arhīviski vērtīga.

Sagatavojot arhivēšanai elektroniskos dokumentus, ņemami vērā daži būtiski pamatnosacījumi. Ja arhivējamie elektroniskie dokumenti reģistrēti informācijas sistēmā, lietderīgi ir saglabāt arī no sistēmas eksportētu šo dokumentu reģistru elektroniskā formā, nevis tā izdruku vai papīra reģistrācijas žurnālu (gadījumā, ja tāds ticis veidots paralēli). Šādā veidā saglabātam reģistram ir plašākas izmantošanas iespējas, kas ir noderīgi dokumentu meklēšanā. Savukārt, sagatavojot glabāšanai elektroniskos dokumentus, kas parakstīti ar drošu elektronisko parakstu, tie jāsaglabā oriģinālā formā – elektroniskā veidā, formātā, kādā redzami pievienotie elektroniskie paraksti, nevis kā papīra izdrukas vai eksportēti faili bez parakstiem. Tāpat saglabāšana oriģinālā formātā un kvalitātē attiecināma uz foto, video un audio dokumentiem.

Institūcijas pastāvīgi glabājamie dokumenti nododami valsts glabāšanā ne vēlāk kā 15 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas. Pēc šī laika dokumentu tālāko saglabāšanu nodrošina Latvijas Nacionālais arhīvs, kura struktūrvienības atrodas visā Latvijā – tas, kurā arhīvā dokumenti nododami, tiek noteikts pamatā pēc institūcijas teritoriālās piekritības. Ja dokumenti pamatotu vajadzību gadījumā ir vēl nepieciešami institūcijas darbam, ir iespējams uz noteiktu laiku pagarināt to glabāšanu institūcijā. Nedaudz atšķirīga situācija ir elektroniskajiem un foto, video, audio (tostarp analogā formā) dokumentiem – tos jānodod valsts glabāšanā ne vēlāk kā 5 gadu laikā pēc to radīšanas/saņemšanas. Elektroniskie dokumenti šajā gadījumā sniedz papildus priekšrocību – pēc nodošanas valsts glabāšanā, ja nepieciešams, institūcijā ērti var tikt saglabātas nodoto dokumentu kopijas izmantošanai darba vajadzībām, tomēr trešo pušu pieprasījumiem nepieciešamās izziņas vai apliecinājumus no šādiem nodotajiem dokumentiem tiesīgs būs izdot Latvijas Nacionālais arhīvs.

Savukārt dokumentus, kuriem nav arhīviskas vērtības un ir beidzies to glabāšanas termiņš, atlasa iznīcināšanai. Pirms tiek organizēta dokumentu iznīcināšana, nepieciešams sagatavot aktu, kuru institūcijai ir jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Izņēmums šādam iznīcināšanas kārtības procesam var būt tādi materiāli, kas nav uzskatāmi par dokumentiem – piemēram, izveidotās kopijas, ja dokumentu oriģināli ir saglabājušies un pieejami, izdrukas no tīmekļvietnēm vai darba procesā veiktie pieraksti, piezīmes.

Atbilstoši nodrošināta dokumentu pārvaldība bibliotēkā palīdz ne tikai uzturēt organizētu kārtību, bet arī saglabāt vēsturisko mantojumu nākamajām paaudzēm. Vēl vairāk noderīgu informāciju var iegūt saistītajos normatīvajos aktos un citos resursos, piemēram:

Sagatavotais raksts ir balstīts uz minētajiem informācijas resursiem un raksta autores pieredzi arhīvu jomā, tostarp praktisku pieredzi, veicot Latvijas Bibliotekāru biedrības arhīva dokumentu sakārtošanu un aprakstīšanu, kas tiek turpināta.

Informāciju sagatavoja:

Aiga Pīķe

Latvijas Bibliotekāru biedrības biedrs